NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ, HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.THẾ NÀO LÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ?
“Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nước, tổ chức …; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư” (Dương Văn Khảm, Công tác văn thư – lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, 2006, tr 9).
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về Công tác văn thư đã giải thích rõ: “Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Soạn thảo văn bản và công tác VT-LT, Quy định pháp luật và các VB hướng dẫn chủ yếu, NXB Lao động, 2008, tr 10).
II.THẾ NÀO LÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG?
Quản trị văn phòng – được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn bộ khu vực hành chính hoặc trong phạm vi bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả (Vũ Thị Phụng, Hội thảo khoa học QTVP).
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng. (Vương Thị Kim Thanh, QTVP, Tr 11).
Quản trị hành chánh văn phòng là một dịch vụ và là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động khác. (Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, Tr11).
III.MỤC ĐÍCH CỦA KHÓA HỌC
– Nắm bắt các kỹ năng quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ
– Cách thức soạn thảo văn bản, thư tín giao dịch, sắp xếp tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức hội họp…
– Cách thức sử dụng con dấu và quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu trong văn phòng
– Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản, những quy định mới của Đảng, Nhà nước về các kỹ năng soạn thảo văn bản, hành chính, văn phòng, văn thư lưu trữ.
– Giúp các cơ quan, công ty, xí nghiệp nâng cao năng lực quản lý công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ.
IV.NỘI DUNG KHÓA HỌC
Chuyên đề 1: Tổng quan về văn phòng hiện đại
– Một số khái niệm cơ bản
+ Quản trị;
+ Văn phòng;
+ Quản trị văn phòng;
+ Công tác văn phòng;
+ Công việc văn phòng.
– Phân loại văn phòng
– Vị trí, chức năng của văn phòng
– Nhiệm vụ chung của văn phòng
– Một số kỹ năng hành chính văn phòng.
Chuyên đề 2: Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.
1.Một số nội dung lý thuyết
– Cơ sở pháp lý
– Những yêu cầu chung
– Phương pháp diễn đạt ngôn ngữ, văn phong trong văn bản hành chính
– Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
– Phương pháp soạn thảo công văn
– Phương pháp soạn thảo quyết định
Chuyên đề 3: Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại.
– Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
– Kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
– Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị
– Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác
Chuyên đề 4: Kỹ năng tổ chức quản lý văn bản, tài liệu.
– Cơ sở pháp lý
– Quản lý văn bản đi, văn bản đến
– Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Xây dựng danh mục hồ sơ;
+ Lập hồ sơ
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chuyên đề 5: Một số nội dung cơ bản về lưu trữ hồ sơ, tài liệu
– Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ;
– Các hoạt động lưu trữ.
+ Thu thập tài liệu lưu trữ;
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Thống kê trong lưu trữ
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chuyên đề 6: Tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử
– Tài liệu điện tử;
– Tài liệu lưu trữ điện tử.
