Nhân viên lễ tân được xem như là hình ảnh đại diện cho mỗi khách sạn. Vì thế mà nhân viên đảm nhiệm vị trí này phải thực sự thành thạo nghiệp vụ lễ tân khách sạn

3 yêu cầu căn bản đối với lễ tân khách sạn

Một nhân viên lễ tân khách sạn cần đáp ứng được 3 yêu cầu cơ bản sau

– Giao tiếp tiếng Anh thành thạo

– Am hiểu quy trình làm việc

– Ngoại hình ưa nhìn

Đây được xem như là những yêu cầu bắt buộc khi tuyển dụng nhân viên lễ tân hiện nay. Khi đáp ứng được những yêu cầu này nhân viên mới có thể hoàn thành tốt và đem lại hiệu quả tốt nhất những công việc được giao

Tác phong lễ tân chuyên nghiệp

Với những vị trí công việc khác, năng lực làm việc là yếu tố quan trọng nhất nhưng với vị trí lễ tân khách sạn, tác phong và thái độ làm việc luôn được đặt lên hàng đầu. Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp sẽ luôn gắn với hình ảnh trang phục gọn gàng, tươi cười khi chào đón, trò chuyện với khách, giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm, phản ứng nhanh nhạy với các tình huống phát sinh, biết bình tĩnh khi khách hàng nổi nói,… Đó là lý do vì sao nhân viên lễ tân phải có tính cách lịch sự, ân cần, niềm nở và biết cách tạo thiện cảm với khách hàng. Nhiều khách hàng chọn quay lại khách sạn vì thích phong cách phục vụ của nhân viên lễ tân khách sạn đó

Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp cũng là người am hiểu hoạt động của khách sạn để giải đáp những thắc mắc cho khách hàng khi cần thiết. Có thể có nhiều vấn đề nhân viên lễ tân không xử lý được thì cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng

Với những nhân viên lễ tân có tác phong làm việc chuyên nghiệp thì cơ hội việc làm và thăng tiến trong nghề là rất lớn. Khi đã có đủ những kinh nghiệm làm việc cần thiết, nhân viên lễ tân có thể thăng tiến lên làm các vị trí giám sát lễ tân, trưởng bộ phận lễ tân, giám đốc lễ tân,…

Những bí quyết để nhân viên lễ tân tạo ấn tượng tốt với khách hàng

Để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, nhân viên lễ tân cần:

– Luôn tươi cười khi chào đón, trò chuyện với khách, dù là khi giao tiếp qua điện thoại hay nói chuyện trực tiếp với khách hàng. Tất nhiên là nhân viên lễ tân phải biết tươi cười đúng lúc. Khi khách hàng nổi nóng, tức giận thì lễ tân khách sạn cần có cách ứng xử phù hợp, việc tươi cười lúc này chẳng khác nào chế giễu khách hàng

– Có thái độ làm việc tích cực. Nhân viên lễ tân cần có cách cư xử hòa nhã, thân thiện và kiên nhẫn khi giải quyết các tình huống khó xử cho khách hàng

– Biết cách lắng nghe khách hàng. Điều này sẽ giúp nhân viên lễ tân giải quyết tốt nhất những yêu cầu của khách vừa thể hiện sự tôn trọng khách hàng

Quy trình làm việc của nhân viên lễ tân khách sạn

– Quy trình giao ca làm việc

+ Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm: đồ đạc, các công việc cần thực hiện cho khách hàng, tiền đặt cọc, tiền quỹ… của ca trước

+ Những thông tin công việc mà lễ tân ca trước bàn giao cho lễ tân ca sau phải được ghi rõ ràng trên giấy tờ để nhân viên dễ nhớ mà thực hiện. Nhân viên có thể viết những công việc cần thực hiện vào giấy ghi chú và dán chỗ dễ thấy để không bị quên

+ Lễ tân ca sáng kiểm tra còn bao nhiêu phòng check out, bao nhiêu phòng check in, những phòng nào check in sớm, những phòng nào check out trễ. Nếu là lễ tân ca chiều thì kiểm tra còn phòng nào chưa check out hoặc check out trễ

– Chuẩn bị trước khi đón khách

+ Dựa vào bản danh sách đặt phòng mà bộ phận đặt phòng chuyển qua, nhân viên lễ tân nắm những thông tin của khách để tiện cho việc đón khách

+ Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch

– Check in cho khách

+ Chào khách

+ Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour,… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý

+ Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn

+ Làm thủ tục check in

Đối với khách Việt Nam, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out

Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn passport của khách. Sau khi đã lấy đầy đủ những thông tin cần thiết, nếu khách được công ty đặt phòng thì trả lại passport để khách tiện đi lại vì khách có thể thanh toán khi check out. Còn với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại passport

+ Khi nhận passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách

+ Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn

+ Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng bellman để dẫn khách lên phòng

+ Làm thủ tục check in trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách

– Khai báo tạm trú cho khách

+ Sau khi đã check in xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú. Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, có bao nhiêu khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ, tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách

– Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn và cung cấp cho khách những thông tin cần thiết

– Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn

– Check out cho khách

+ Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho lễ tân

+ Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách có dùng gì trong mini bar không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn

+ In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán và nhận tiền của khách

+ Trả lại chứng minh nhân dân hoặc passport cho khách và chào khách ra về

– Các lưu ý

+ Không nhận những đồ gửi của khách không lưu trú tại khách sạn

+ Không nên nhận tiền hoặc những đồ quý hiếm của khách

+ Với những khách lưu trú, muốn gửi những tài liệu, đồ đạc nhỏ… nhân viên lễ tân phải kiểm tra kỹ càng rồi bỏ đồ cần gửi vào phong bì và niêm phong ngay trước mặt khách. Yêu cầu khách ký vào phần giáp ranh dùng để mở phong bì và dùng băng dính dán lại. Sau đó, lễ tân điền đầy đủ những thông tin vào phiếu giao nhận đồ, ký 2 chữ ký và yêu cầu khách cũng ký 2 lần và cắt phiếu làm 2, mỗi bên giữ một nửa. Đồ khách gửi được để trong két an toàn

+ Khi khách quay lại lấy đồ thì yêu cầu khách nhận lại 1 nửa phiếu giao nhận của khách